Conditions générales Partenaires

1. Objet et acceptation

Les présentes conditions (« Conditions Partenaires ») régissent la relation entre [À COMPLÉTER : dénomination sociale], [À COMPLÉTER : forme juridique], [À COMPLÉTER : adresse du siège], BCE [À COMPLÉTER : n° d'entreprise BCE] (« Coffee Beanz ») et tout professionnel qui exploite un établissement proposé dans l'application Coffee Beanz (le « Partenaire »). Elles s'appliquent avec la convention de partenariat signée entre les parties (taux de commission, date de démarrage, conditions particulières), qui prévaut en cas de contradiction.

Elles sont accessibles à tout moment à cette adresse, y compris avant la conclusion du partenariat, et peuvent être téléchargées ou imprimées.

2. Services fournis au Partenaire

• la présentation de l'établissement dans l'application (carte, fiche, catalogue, horaires) ;
• la prise de commandes à l'avance, sur place ou à emporter, avec choix d'un créneau de retrait tenant compte de la capacité et des temps de préparation définis par le Partenaire ;
• l'encaissement des paiements, versés directement sur le compte Stripe du Partenaire ;
• l'application tablette (suivi des commandes, impression des tickets, gestion des ruptures, mode affluence ou pause) et le tableau de bord web (catalogue, promotions, statistiques, équipe) ;
• la création de promotions et la messagerie avec les clients au sujet de leurs commandes.

3. Conditions d'accès

• être une entreprise inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises, assujettie à la TVA le cas échéant ;
• disposer des enregistrements et autorisations requis pour l'activité alimentaire (notamment auprès de l'AFSCA) et respecter la réglementation en matière d'hygiène et de sécurité alimentaire ;
• ouvrir un compte Stripe connecté (Stripe Connect) et accepter les conditions de Stripe ; le Partenaire est le commerçant (marchand) de ses ventes ;
• fournir des informations exactes et à jour (identité, adresse, TVA, horaires, coordonnées).

4. Obligations du Partenaire

• Vendre en son nom et sous sa responsabilité des produits sûrs et conformes, et publier des informations exactes : description, prix toutes taxes comprises, options et allergènes (règlement (UE) n° 1169/2011), mis à jour sans délai.
• Honorer les commandes acceptées, aux créneaux choisis, ou les annuler sans délai via la tablette en cas d'impossibilité (le client est alors remboursé automatiquement).
• Traiter les réclamations de ses clients avec diligence et assurer la garantie légale de conformité.
• Respecter ses obligations comptables et fiscales (TVA, justificatifs, système de caisse enregistreuse lorsqu'il est obligatoire), renseigner les bons taux de TVA de ses produits et émettre via Peppol les factures demandées par des clients assujettis belges (voir « Reçus et factures »).
• Ne pas proposer via l'application d'alcool, de tabac, de produits illicites ou réservés aux adultes.
• Garder confidentiels les accès de son équipe (comptes, code PIN de la tablette) et retirer sans délai l'accès des personnes qui quittent l'établissement.
• Utiliser les données des clients uniquement pour exécuter leurs commandes, conformément à l'annexe « Protection des données ».

5. Commission et frais

En contrepartie des services, Coffee Beanz perçoit une commission égale au pourcentage fixé dans la convention de partenariat, calculée sur le montant effectivement payé par le client (après réduction). Elle est prélevée automatiquement sur chaque paiement par Stripe (« application fee ») ; en cas de remboursement intégral d'une commande, la commission correspondante est également remboursée. Les frais de traitement de Stripe sont à la charge du Partenaire selon son contrat avec Stripe. Toute modification du taux de commission fait l'objet d'un avenant ou d'un préavis d'au moins 15 jours.

Sauf mention contraire dans la convention de partenariat, le taux de commission s'entend TVA comprise : le montant prélevé par Stripe couvre la commission et la TVA due sur celle-ci. Coffee Beanz adresse au Partenaire, chaque mois, une facture électronique (Peppol) récapitulant les commissions prélevées et remboursées sur la période.

6. Paiements, remboursements et contestations

Les paiements sont des paiements directs sur le compte Stripe du Partenaire, qui en reçoit les versements selon le calendrier de Stripe. Les annulations effectuées par le client dans le délai autorisé, ou par le Partenaire, donnent lieu à un remboursement automatique et intégral. Les contestations de paiement (rétrofacturations) sont gérées par le Partenaire dans son espace Stripe ; Coffee Beanz lui fournit sur demande les informations de commande utiles.

7. Reçus et factures

Pour chaque commande, l'application met à la disposition du client un reçu qui désigne le Partenaire comme vendeur et détaille la TVA selon les taux que le Partenaire a renseignés pour ses produits dans le tableau de bord ; le Partenaire reste seul responsable de l'exactitude de ces taux.

Lorsqu'un client demande une facture, le Partenaire mandate Coffee Beanz pour l'établir et la mettre à disposition en son nom et pour son compte (facturation par un tiers, Code de la TVA), dans une série de numérotation continue qui lui est propre (« APP-000001 », « APP-000002 »…). Ces factures sont listées et téléchargeables dans le tableau de bord (rubrique « Factures ») ; le Partenaire les intègre à sa comptabilité.

Lorsque le client est assujetti à la TVA en Belgique, la facture doit être émise sous forme électronique structurée via le réseau Peppol (obligatoire depuis le 1er janvier 2026) : la demande est alors transmise au Partenaire, qui émet la facture avec sa propre solution Peppol puis l'indique dans le tableau de bord. Le Partenaire enregistre en outre les ventes réalisées via l'application dans son système de caisse enregistreuse lorsque celui-ci est obligatoire.

8. Promotions

Le Partenaire peut créer des promotions dans le tableau de bord. Il en fixe librement les conditions, qui sont affichées aux clients et vérifiées automatiquement au paiement ; la réduction est à sa charge. Le Partenaire veille à ce que ses annonces de réduction respectent les règles relatives aux prix (notamment l'article VI.18 du Code de droit économique).

9. Référencement et classement

Les établissements sont présentés sur la carte selon leur position géographique et, dans la liste, par ordre alphabétique. L'établissement le plus proche peut être mis en avant selon la position de l'utilisateur, si celui-ci l'autorise. L'ordre des catégories, sections et produits d'un établissement est défini par le Partenaire lui-même. Aucun classement n'est payant ni influencé par le taux de commission.

10. Accès aux données

Le Partenaire a accès, pour ses propres commandes, aux données nécessaires à leur exécution (nom affiché et téléphone du client, contenu, note, créneau, messages) ainsi qu'à des statistiques agrégées (ventes, produits consultés). Coffee Beanz a accès à l'ensemble des données de la plateforme pour la faire fonctionner, la sécuriser et l'améliorer ; elle ne vend aucune donnée et ne transmet les données d'un Partenaire à aucun autre Partenaire. Après la fin du partenariat, les données de commande restent conservées pendant les durées légales.

11. Annexe — Protection des données (article 28 du RGPD)

Pour l'exécution des commandes passées auprès de lui, le Partenaire est responsable de traitement des données de ses clients. Lorsqu'il utilise la tablette et le tableau de bord, Coffee Beanz traite ces données pour son compte en qualité de sous-traitant, aux conditions suivantes :

• Objet et durée : hébergement et gestion des commandes, messagerie, impression des tickets, statistiques, pendant la durée du partenariat puis pendant les durées légales de conservation.
• Données et personnes concernées : clients (nom affiché, téléphone, commandes, notes, messages) et membres du personnel du Partenaire (nom, téléphone, rôle, journal d'actions).
• Coffee Beanz n'agit que sur instruction documentée du Partenaire (les présentes conditions et l'utilisation des outils), garantit la confidentialité des personnes autorisées et met en œuvre des mesures de sécurité appropriées (chiffrement des communications, contrôle d'accès par rôle, authentification forte du personnel).
• Sous-traitants ultérieurs autorisés : Railway (hébergement), Clerk (authentification), Vercel (tableau de bord), Cloudflare (médias), Expo, Apple et Google (notifications), Sentry (suivi des erreurs techniques, données hébergées dans l'UE). Coffee Beanz informe le Partenaire de tout changement, qui peut s'y opposer pour un motif légitime.
• Coffee Beanz aide le Partenaire à répondre aux demandes d'exercice des droits et à assurer la sécurité, et lui notifie toute violation de données le concernant dans les 48 heures après en avoir pris connaissance.
• À la fin du partenariat, Coffee Beanz cesse le traitement pour le compte du Partenaire et supprime ou anonymise ses données, sauf obligation légale de conservation, et met à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent article (audit sur demande raisonnable).

Pour le fonctionnement de l'application (comptes clients, sécurité, promotions, support), Coffee Beanz agit en tant que responsable de traitement distinct, conformément à sa politique de confidentialité.

12. Restriction, suspension et résiliation

• Le Partenaire peut mettre son établissement en pause depuis la tablette à tout moment et résilier le partenariat moyennant un préavis de 30 jours notifié par écrit.
• Coffee Beanz peut résilier le partenariat moyennant un préavis de 30 jours, avec un exposé des motifs.
• Coffee Beanz peut, en cas de manquement grave (sécurité alimentaire, fraude, informations trompeuses, plaintes répétées, non-respect de la loi), restreindre ou suspendre immédiatement l'établissement ou certains produits, en communiquant au Partenaire les motifs de sa décision ; le Partenaire peut y répondre et demander un réexamen.
• Les commandes déjà payées restent dues ou sont remboursées aux clients.

13. Modification des conditions

Coffee Beanz notifie toute modification des présentes conditions au Partenaire, sur un support durable (e-mail), au moins 15 jours avant son entrée en vigueur, sauf obligation légale imposant un délai plus court. Le Partenaire peut résilier le partenariat avant l'expiration de ce délai.

14. Réclamations et médiation

Le Partenaire peut adresser toute réclamation (fonctionnement des services, mesure de restriction, commission) à [À COMPLÉTER : e-mail de contact]. Coffee Beanz l'examine avec diligence et y répond par écrit dans un délai raisonnable. Les parties s'efforcent de régler leurs différends à l'amiable, le cas échéant par une médiation, avant toute action en justice.

15. Responsabilité et propriété intellectuelle

Chaque partie répond de ses propres manquements. Le Partenaire garantit Coffee Beanz contre toute réclamation liée à ses produits et aux informations qu'il publie. Le Partenaire concède à Coffee Beanz, pour la durée du partenariat, le droit d'utiliser son nom, son logo, ses photos et descriptions de produits pour présenter l'établissement dans l'application et la promouvoir. L'application, ses outils et sa marque restent la propriété de Coffee Beanz.

16. Droit applicable et juridiction

Les présentes conditions sont soumises au droit belge. À défaut d'accord amiable, les tribunaux de l'entreprise de l'arrondissement judiciaire de [À COMPLÉTER : arrondissement judiciaire du siège] sont seuls compétents.